Ankara şubesindeki satın alma sorumlusu arayıp “Geçen haftaki teklif hâlâ geçerli mi?” diye soruyor. Satış temsilciniz Excel’de aynı firmanın üç satırını buluyor. Birinde telefon, diğerinde teklif numarası, üçüncüsünde teslimat adresi var. Excel’den CRM’e geçerken bu üç satırı doğru eşleştirirseniz, bir sonraki aramada temsilci tek müşteri kartından hangi teklifi açacağını bilir.
Hangi Excel Satırları Tek Müşteri Kartında Birleşmeli?
Örnek Makine adlı bir müşteriyi ele alalım. Excel listenizde 102 numaralı satır “Örnek Makine”, 187 numaralı satır “Örnek Makine A.Ş.” ve 245 numaralı satır “Örnek Makine Ankara Servis” olarak geçsin. Orijinal dosyanın bir kopyasını saklayın. Çalışma kopyasında bu üç satırın yanına fatura hesabını, ilgili kişiyi, teslimat adresini ve varsa açık teklif numarasını yazın.
Son faturadan veya muhasebeden 102 ile 187’nin aynı firmaya ait olduğunu doğruladıysanız ikisini tek firma kartıyla eşleştirin. 245’in de aynı firmaya ait olduğu doğrulanırsa Ankara’daki yetkiliyi ve teslimat adresini o kartta ayrıca tutun. Şube kendi adına sipariş veren ayrı bir şirketse kendi kartını açın. Ortak bir santral numarası tek başına bu kararı vermeye yetmez.
İki satır çelişiyorsa bilgiyi alan alan doğrulayın. Faturadaki firma adını korurken satın alma sorumlusunun size bildirdiği yeni telefonu kullanabilirsiniz. Eski satır numaralarının yanına hangi müşteri kartına bağlandıklarını yazın. Böylece eski firma adıyla açılmış bir teklifi daha sonra da bulabilirsiniz.
AFEA CRM’de Satış Temsilcisi Hangi Bilgilere Ulaşır?
AFEA CRM müşteri kartında firmaya bağlı kişileri, adresleri, ziyaretleri, teklifleri ve siparişleri birlikte görebilirsiniz. Örnekte Ankara’dan arayan yetkilinin telefonunu kendi kişi kaydında, servisin adresini ise adresler arasında tutarsınız. Temsilci sahadayken mobil uygulamadan aynı müşteri kartını açıp önceki ziyareti ve firmanın tekliflerini görebilir. Görüşmeden çıktığında yeni ziyaretin sonucunu da kaydedebilir.
Geçişi denerken ekibinizden bir kişiye yalnızca firmanın adını verin. Ankara’daki yetkiliyi bulup son ziyarette ne konuşulduğunu ve müşteriye hangi teklifin gönderildiğini gösterebiliyor mu? Yanıt için tekrar eski Excel dosyasını açıyorsa hangi kişi, ziyaret veya teklif bilgisinin eksik kaldığını o örnek üzerinden bulabilirsiniz.
Açık Teklifler Doğru Firmaya Bağlandı mı?
Örnek Makine’ye merkez için 40.000 TL, Ankara servisi için 65.000 TL tutarında iki ayrı teklif verdiğinizi düşünün. Kayıtları birleştirdikten sonra tek firma kartında iki teklif ve toplam 105.000 TL görmeyi beklersiniz. Yalnızca toplamı karşılaştırırsanız iki teklifte teslimat adreslerinin yer değiştirdiğini fark edemezsiniz.
İki teklifi ayrı ayrı açın. Numara, tutar ve durum eski dosyayla örtüşüyor mu? Ankara’ya gidecek teklifin yetkilisi ve adresi doğru mu? AFEA CRM’de kabul edilen bir teklifi siparişe dönüştürebildiğiniz için ekibin bu kontrolü siparişi açmadan önce yapması, yanlış adrese hazırlanacak bir sevkiyatı önleyebilir.
Kendi Listenizle Geçişi Nasıl Denersiniz?
İlk deneme için en kolay on satırı seçmek yerine bir mükerrer firma, iki adresi olan bir müşteri ve açık teklifi bulunan bir hesap seçin. Muhasebe firma eşleşmesini doğrulasın, satış ekibi de bu kartlardan doğru kişiye ve teklife ulaşmayı denesin. Eksik alanları bu küçük grupta düzeltmek, aynı hatayı listenin tamamında aramaktan daha kolaydır.
AFEA CRM’e geçmeyi değerlendiriyorsanız, aktarım görüşmesine Excel dosyanızdaki sütun adlarını ve kişisel bilgileri çıkarılmış birkaç örnek satırı hazırlayarak başlayabilirsiniz. Müşteri, ürün ve bakiye bilgilerinizden hangilerini taşıyacağınızı ve önce hangi kayıtlarla deneme yapacağınızı AFEA CRM ekibiyle birlikte planlayabilirsiniz.
